Логотип

Новости

Стратегия, KPI, Бизнес-процессы, СМК

1. Постановка целей, формализация и контроль выполнения стратегии

Цели, которые ставит перед бизнесом собственник, являются отправной точкой для разработки стратегии развития. В стратегии выбираются виды деятельности, рынки и формулируются те ключевые конкурентные преимущества, за счет которых компания должна добиться успеха. Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают сотрудники компании. Описывая стратегию в более или менее упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления процесса реализации стратегии в понятной форме является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.

Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

Business Studio позволяет провести формализацию своей стратегии, выделить и зафиксировать в стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и дата, к которой нужно его достигнуть, а также план достижения в разбивке по выбранному периоду измерения. Важной возможностью системы является то, что она обеспечивает не только разработку, но и контроль достижения целей посредством сбора значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников. Business Studio предоставляет различные возможности для сбора значений показателей:

  • Заполнение значений на личной странице в Business Studio Portal c автоматической загрузкой в базу данных;
  • Автоматическая рассылка сотрудникам отчетов для заполнения в формате Microsoft Excel по e-mail с автоматической загрузкой в базу данных;
  • Внесение показателей пользователем непосредственно в систему в соответствии с правами с помощью модуля Cockpit.

Руководители компании получают возможность контролировать текущие значения показателей, а также оценивать их динамику с помощью набора специальных отчетов, которые они могут:

  • Просмотреть на корпоративном сайте компании, сформированном с помощью Business Studio Portal;
  • Сформировать самостоятельно в системе Business Studio;
  • Получить от сотрудника в виде файла Microsoft Word.

Специально для ввода, просмотра, контроля и анализа информации разработана редакция Business Studio с ограниченным функционалом - дополнительный модуль Cockpit (подробнее о дополнительных компонентах системы).

Подробно о методике построения ССП, формализации стратегии и контроле ее выполнения с помощью Business Studio

2.  Моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Определив и формализовав стратегию, можно перейти к созданию модели бизнес-процессов компании. То есть определить ту деятельность, которую компания должна осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

Business Studio позволяет построить как комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования: IDEF0, Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0, Процесс (Basic Flowchart), EPC (Event Driven Process Chain)

Нотацию IDEF0 целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процедура, BPMN 2.0, Процесс и EPC - для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Business Studio позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

Для процесса можно определить: Владельца процесса, Исполнителей процесса, требования к срокам выполнения, используемые документы и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.

После описания модели бизнес-процессов «как есть» или проектирования новых бизнес-процессов можно оценить время и стоимость выполнения процессов. Для этого используются методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). Имитационное моделирование позволяет смоделировать пошаговое выполнение процесса, таким образом в результате проведения ряда экспериментов можно оценить среднее значение и разброс времени выполнения процесса. А задав для каждого процесса используемые количественные и временные ресурсы в соответствии с методикой ФСА, с помощью Business Studio можно рассчитать среднюю стоимость выполнения процесса и ее разброс. Возможность получать не только среднее значение, а весь диапазон значений и частоту их возникновения позволяет бизнес-аналитику получить в свои руки инструмент для тонкой настройки процесса.

Если полученные значения не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса - необходимо перепроектировать бизнес-процесс (оптимизировать или провести реинжиниринг), запустить процедуру имитационного моделирования и оценить новые значения времени и стоимости. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности KPI. В качестве KPI можно использовать показатели из ССП или создать новые.

Подробно о методике проектирования модели системы управления

Подробно о методике функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования

3.  Проектирование: организационная структура предприятия и штатное расписание

Организационная структура предприятия
Организационная структура предприятия является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) за выполнение спроектированных бизнес-процессов.  Система Business Studio позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме. В системе есть возможность созать организационную структуру компании, штатное расписание, назначить Владельцев и Исполнителей бизнес-процессов и сформировать организационную диаграмму. Результатом формирования организационной структуры являются документы:

  • Положения о подразделениях, фиксирующие место подразделения в организационной структуре, его права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности его деятельности
  • Должностные инструкции специалистов компании.

Наиболее часто встающий перед бизнес-аналитиком вопрос организации труда – а сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении? Business Studio на основе информации о занятости должности в бизнес-процессах рассчитывает рекомендуемое количество специалистов. Полученное значение бизнес-аналитик заносит в свойства должности и окончательно формирует штатное расписание. Количество специалистов в соответствии со штатным расписанием можно вывести на диаграмму «организационная структура поздразделения», а также в Положение о подразделении.

4.  Формирование и распространение регламентирующей документации

Чтобы воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется посредством создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. Business Studio кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все основные регламентирующие документы организации:

  • стратегическая карта;
  • регламенты бизнес-процессов и процедур;
  • положения о подразделениях;
  • должностные инструкции;
  • документооборот.

Документы формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии.

Использование в Business Studio стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю документацию в едином стиле. Также предусмотрена удобная возможность создания собственных форм документов при помощи Мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников компании. 

При внесении изменений в бизнес-архитектуру Business Studio предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании, поэтому работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Для обеспечения доступа сотрудников к регламентирующей документации система позволяет сформировать:

  • Business Studio Portal - интернет-портал, позволяющий сотрудникам из любой точки мира обращаться к базе знаний компании, содержащей всю необходимую для работы регламентирующую документацию. Portal поддерживает разграничение прав доступа, полнотекстовый поиск и систему гиперссылок между документами, это делает работу с ним быстрой и комфортной для сотрудников.

  • HTML-публикацию. Это HTML-версия пакета регламентирующих  документов, предназначенная для размещения на внутреннем портале организации. HTML-публикация позволяет проводить быстрый поиск и анализ информации благодаря поддержке гиперссылок между документами.

  • Пакет документов в формате Microsoft Word для печати, передачи и ознакомления под роспись сотрудниками предприятия. (Посмотреть образцы).

5. Построение системы менеджмента качества

Business Studio позволяет разработать, внедрить и подготовить к сертификации систему управления в соответствии с требованиями стандартов ISO (ISO 9001, ISO 14001 и других).

Этапы разработки и внедрения СМК Реализация с помощью Business Studio
Разработка целей в области качества Формирование дерева целей и показателей их достижения.Построение стратегической карты.
Идентификация и описание основных и вспомогательных процессов Графическое описание процессов в нотациях IDEF0, Процесс (Basic Flowchart), Процедура (Cross Functional Flowchart), BPMN 2.0 и EPC (Event Driven Process Chain). Описание свойств процессов, включая определение Владельца, Исполнителей и Участников процесса.
Разработка показателей процессов    Разработка показателей и закрепление их за соответствующими процессами.
Разработка документации СМК Автоматическое формирование Матриц ответственности, Руководства по качеству, Регламентов процессов,  Должностных инструкций и Положений о подразделениях.
Ознакомление персонала с документацией Распространение документов:
  • в формате Microsoft Word;
  • в печатном виде;
  • в виде HTML-публикации;
  • в виде Business Studio Portal.
  • Поддержание документации СМК в актуальном состоянии Отражение изменений и переформирование документации.
    Сбор результатов измерений Регистрация фактических значений показателей.
    Оперативное внесение сообщений о несоответствиях, обнаруженных в результате проведения внутренних аудитов, мониторинга процесса, а также по претензиям потребителей или сотрудников подразделений.
    Импорт из файлов в формате MS Excel или использование модуля Cockpit.
    Планирование и проведение внутренних аудитов Планирование аудитов, регистрация результатов их проведения и формирование отчетов.
    Анализ данных Анализ текущих значений показателей и динамики их изменений.
    Построение гистограмм для получения наглядного представления о динамике процесса.
    Построение контрольных карт, позволяющих отслеживать состояние процесса во времени.
    Анализ несоответствий, их последствий и причин возникновения по методике FMEA с применением диаграммы Исикавы.
    Разработка корректирующих и предупреждающих действий и устранение несоответствий Регистрация разработанных мероприятий и построение планов корректирующих и предупреждающих действий.
    Улучшение Осуществление в цикле сбора информации, ее анализа и выработки решения для оптимизации процессов и улучшения системы управления компанией в целом и частности системы менеджмента качества.
    Подготовка к сертификации и сертификация Возможность оперативно предоставить аудитору актуальной информации непосредственно в Business Studio, HTML-публикации или в Business Studio Portal.

    Подробно о методике разработки СМК 

    6. Разработка технического задания на внедрение информационных систем

    На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

    Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) - обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. Business Studio позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.

    Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе "Техническое задание на создание информационной системы". Оно квлючает в себя следующие разделы:

    1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС
    2. Перечень необходимой функциональности ИС
    3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
    4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС

    Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами, и передается ИТ-службе.

    Напишите нам:

    Внедрение систем
    Обучение руководителей и специалистов
    Разработка
    Техническая поддержка
    IT-Консалтинг
    Подписка на рассылку
    Вас интересует:
    Отправить

    Заказать презентацию:

    Отправить